Regulamin jest również dostępny do pobrania w formatach: wersja Word i PDF
A. Wprowadzenie
§ 1. Pierwszy synod diecezji elbląskiej zapowiedziany dnia 24 marca 2016 r. jest zgromadzeniem, które pracuje dla dobra wspólnoty diecezjalnej [kan. 460 KPK]. Duchowni, osoby konsekrowane i katolicy świeccy stają się członkami synodu: z urzędu, z wyboru lub z nominacji. Zgromadzenie synodalne odczytuje znaki czasu, dotyczące Kościoła partykularnego w świetle Ewangelii. Synod formułuje i proponuje rozwiązania, a także postulaty dotyczące funkcjonowania parafii, ruchów i stowarzyszeń oraz życia chrześcijańskiego, zgodnie z przepisami prawa kanonicznego.
B. Struktura Synodu
I. Biskup
§ 2. Ustawodawcą na synodzie diecezjalnym jest biskup diecezji (por. kan. 460), który:
zwołuje synod i przewodniczy jego pracom;
promulguje regulamin synodu oraz wydaje inne regulacje niezbędne do prawidłowe¬go funkcjonowania synodu;
powołuje ciała kolegialne synodu;
ustanawia i określa skład komisji, zespołów i innych organów kolegialnych oraz, w razie potrzeby, innych jednostek organizacyjnych dla realizacji celów synodalnych;
powołuje konsultorów dla komisji synodalnych;
przewodniczy pracom komisji głównej osobiście lub przez swego delegata;
zwołuje sesje plenarne synodu i kieruje nimi osobiście lub przez swego delegata;
zatwierdza i promulguje dokumenty końcowe synodu.
II. Komisja Główna Synodu
§ 3. Komisję główną synodu stanowią: sekretarz generalny synodu, przewodniczący komisji synodalnych, sekretarze synodu, rektor seminarium duchownego oraz inne osoby mianowane przez biskupa diecezjalnego. Komisja główna synodu wspiera biskupa w kierowaniu pracami synodu. Posiedzenia komisji głównej zwołuje biskup. Do obowiązków komisji głównej synodu należy:
wyznaczanie zadań komisjom synodalnym i zespołom oraz czuwanie nad ich realizacją;
ocena projektów dokumentów opracowanych przez komisje i zespoły synodalne;
opracowanie programu sesji plenarnych;
nadzorowanie redakcji dokumentów końcowych synodu.
III. Sekretarz Synodu
§ 4. Sekretarz komisji głównej jest jednocześnie sekretarzem generalnym synodu.
Do jego zadań należy:
merytoryczne i formalne wspieranie biskupa lub jego delegata w przewodniczeniu posiedzeniom komisji głównej;
przewodniczenie pracom sekretariatu synodu;
koordynacja działań promocyjnych.
IV. Sekretariat Synodu
§ 5. Dokumentacja prac synodu przechowywana jest w jego sekretariacie.
Do zadań sekretariatu synodu należy:
organizacja współpracy pomiędzy podmiotami działającymi w ramach synodu, a w szczególności dbanie o wewnętrzny obieg dokumentów;
wspieranie prac komisji głównej i innych ciał synodalnych poprzez:
• sporządzanie protokołów posiedzeń komisji głównej i sesji plenarnych oraz wsparcie protokołowania posiedzeń komisji synodalnych;
• prowadzenie korespondencji komisji głównej;
• podejmowanie innych zadań w porozumieniu z przewodniczącymi komisji;
• gromadzenie i przechowywanie akt oraz dokumentacji prac synodu (we współpracy z archiwum diecezjalnym);
• gromadzenie i udostępnianie stosownym podmiotom materiałów nadsyłanych do synodu.
§ 6. W ramach sekretariatu synodu działa rzecznik synodu, którego zadaniem jest:
animacja i koordynacja działań informacyjnych, a także promocyjnych związanych z pracami synodu;
redagowanie oficjalnej strony internetowej synodu;
przygotowywanie materiałów dla mediów;
przygotowywanie materiałów do wykorzystania w duszpasterstwie diecezji.
§ 7. Sekretariat działa w sposób stały i nie jest ciałem kolegialnym synodu.
V. Zespół logistyczny
§ 8. Członkami tego zespołu są powołani dekretem biskupa elbląskiego: delegat ds. liturgii, proboszcz parafii katedral¬nej oraz dyrektor administracyjny seminarium duchownego.
§ 9. Obowiązkiem zespołu logistycznego jest zapewnienie członkom synodu od¬powiednich warunków pracy, a w szczególności organizacja wydarzeń publicznych, odbywających się w ramach synodu wraz z zapewnieniem odpowiednich pomieszczeń i ich wyposażenia.
§ 10. Za kształt i przebieg celebracji synodalnych odpowiada delegat biskupa elbląskiego ds. liturgii, który działa w porozumieniu z sekretariatem synodu.
VI. Komisje i zespoły synodalne
§ 11. Przewodniczących komisji i zespołów powołuje biskup elbląski.
Do ich zadań należy:
zwoływanie posiedzeń i określanie porządku obrad;
prowadzenie obrad, zarządzanie głosowania i troska o dochodzenie do jednomyślności w podejmowaniu decyzji;
nadzorowanie, we współpracy z sekretariatem synodu, dokumentacji prac komisji;
zlecanie i nadzorowanie zadań powierzonych członkom komisji lub kon-sultorom;
reprezentowanie komisji lub zespołu wobec innych ciał synodu.
§ 12. Sekretarza komisji lub zespołu, na wniosek przewodniczącego, zatwierdza biskup elbląski.
Do zadań sekretarza należy:
przygotowanie materiałów potrzebnych do prac komisji, troska o odpo-wiednie wyposażenie miejsca obrad i inne kwestie związane z zapleczem logistycznym;
sporządzanie protokołów posiedzeń oraz innej dokumentacji prac;
prowadzenie korespondencji za pośrednictwem sekretariatu synodu;
przekazywanie informacji o zwołaniu posiedzenia komisji lub zespołu członkom i zaproszonym osobom oraz sekretariatowi synodu.
§ 13. Członków komisji i zespołów powołuje i zatwierdza na wniosek przewodniczących danego ciała synodalnego, biskup elbląski.
§ 14. Członkami struktur kolegialnych synodu mogą być tylko wierni posiadający stałe za mieszkanie na terenie diecezji elbląskiej (por. kan. 102 §§ 1 i 3 KPK).
§ 15. W podejmowaniu decyzji przez komisje i zespoły należy dążyć do jednomyślności. W razie niemożności jej osiągnięcia, decyzje podejmowane są w drodze głosowań jawnych, zwykłą większością głosów przy obecności, co najmniej połowy uprawnionych do głosowania. Przy równej ilości głosów przeważa głos przewodniczącego. Głosowanie zarządza przewodniczący.
§ 16. Uprawnionymi do głosowania są wyłącznie członkowie komisji lub zespołów.
§ 17. Osoby nie będące członkami komisji lub zespołów mogą uczestniczyć w posiedzeniach z głosem doradczym, po pisemnym zaproszeniu ich przez przewodniczącego komisji lub zespołu. Forma pisemna nie obowiązuje w odniesieniu do członków komisji głównej.
§ 18. Członkowie komisji głównej mogą bez żadnych ograniczeń uczestniczyć w posiedzeniach każdej z komisji synodalnych. Powinni jednak przedtem poinformować o tym przewodniczącego komisji.
§ 19. Sekretarz sporządza protokół z posiedzenia komisji lub zespołu, który podpisuje przewodniczący. Zatwierdzanie protokołu odbywa się na kolejnym posiedzeniu komisji lub zespołu.
§ 20. Do zadań komisji synodalnych należy:
analiza zagadnień będących w zakresie kompetencji komisji z uwzględnieniem:
• aktualnej sytuacji duszpasterskiej w diecezji (szanse, zagrożenia, zasoby, dobre praktyki);
• obecnie obowiązujących przepisów prawa, zwyczajów i praktyk w diecezji;
realizacja tego zadania ma dokonywać się przez:
• przygotowanie szczegółowej ankiety, skierowanej do zespołów synodalnych (lub innych podmiotów zaaprobowanych przez komisję główną);
• konsultacje ze specjalistami z danej dziedziny (konsultorzy komisji);
• ocena obecnej sytuacji w świetle nauczania Kościoła;
• formułowanie propozycji nowych rozwiązań w zakresie prawodawstwa partykularnego, zwyczajów i praktyk;
redagowanie materiałów dla parafialnych zespołów synodalnych:
• wstępnych ustaleń (przeznaczonych do dalszej konsultacji) i końcowych (przeznaczonych do prac plenarnych synodu);
• zleconych przez komisję główną części dokumentów końcowych synodu.
§ 21. Posiedzenia komisji synodalnych odbywają zgodnie z kalendarzem prac synodalnych, wyznaczonym przez komisję główną.
§ 22. Dokumentacja prac komisji synodalnych jest przechowywana przez sekretariat synodu.
Materiały wytworzone przez komisje i zespoły należy przekazywać do sekretariatu synodu po ich sporządzeniu.
VII. Parafialne zespoły synodalne
§ 23. Księża proboszczowie lub administratorzy powołują parafialny zespół synodalny, któremu przewodniczą z urzędu. Na wniosek proboszczów komisja główna może zezwolić na połączenie kilku parafialnych zespołów w jeden wspólny, dla więcej niż jednej parafii.
§ 24. Uczestnikami parafialnych zespołów synodalnych są:
członkowie parafialnych rad duszpasterskich;
katecheci świeccy związani duszpastersko z parafią;
nadzwyczajni szafarze Komunii świętej i dorośli lektorzy słowa Bożego;
liderzy ruchów i stowarzyszeń katolickich działających na terenie parafii, jeśli nie są już reprezentowani w ramach parafialnej rady duszpasterskiej.
§ 25. Na pierwszym spotkaniu członkowie zespołu synodalnego wybierają wiceprzewodniczącego i sekretarza. Przewodniczący zespołu przekazuje do sekretariatu synodu informację o powołaniu zespołu wraz z listą jego członków oraz danymi kontaktowymi sekretarza (e-mail i nr telefonu).
§ 26. Zebrania parafialnego zespołu synodalnego powinny odbywać się regularnie, zgodnie z kalendarzem prac synodalnych i obejmować: część modlitewną oraz informacyjną o stanie prac synodu, a także właściwe obrady nad zagadnieniami przekazanymi przez sekretariat synodu.
§ 27. Sekretarz parafialnego zespołu synodalnego sporządza protokół z posiedzenia i po zatwierdzeniu przez przewodniczącego przekazuje go do sekretariatu synodu w ciągu 30 dni po posiedzeniu.
§ 28. Zadaniami parafialnych zespołów synodalnych są:
refleksja nad zagadnieniami wskazanymi przez sekretariat synodu;
charakterystyka sytuacji religijnej w parafii;
formułowanie wniosków odnoszących się do odnowy życia religijnego;
informowanie o pracach synodu w parafii (np. w biuletynie parafialnym);
modlitwa za Kościół lokalny i synod.
§ 29. W przypadku dużej ilości członków, zespół może obradować w kilku mniejszych grupach. Decyzja o takim trybie pracy oraz odpowiedzialność za podział i koordynację grup spoczywa na przewodniczącym.
VIII. Młodzieżowe zespoły synodalne
§ 30. W parafiach mogą powstawać młodzieżowe zespoły synodalne.
§ 31. Decyzję o powstaniu młodzieżowego zespołu synodalnego podejmuje proboszcz (odpowiednio – proboszczowie dla zespołów międzyparafialnych i dziekan dla dekanalnych) na wniosek parafialnego lub dekanalnego duszpasterza młodzieży.
§ 32. Zadania i sposób funkcjonowania młodzieżowych zespołów synodalnych określają przepisy regulujące działalność parafialnych zespołów synodalnych.
IX. Inne zespoły synodalne
§ 33. Zespoły synodalne mogą powstawać poza strukturami parafialnymi, np. w ramach organizacji i stowarzyszeń katolickich, ruchów i wspólnot modlitewnych oraz duszpasterstwa specjalistycznego. Decyzję o powstaniu zespołu podejmuje komisja główna na pisemny wniosek lidera danego środowiska. Wniosek ten powinien zawierać:
uzasadnienie potrzeby powstania zespołu;
listę proponowanych członków i wskazanie kandydatów na przewodniczącego zespołu;
opinię duszpasterza (moderator, asystent kościelny, duszpasterz danego środowiska), dotyczącą kandydatów typowanych na przewodniczącego zespołu.
§ 34. Przewodniczącego zespołu, o którym mowa w § 33 wyznacza biskup elbląski.
§ 35. Zadania i sposób funkcjonowania zespołów, o których mowa w § 33 określają przepisy dotyczące parafialnych zespołów synodalnych.
X. Sesje plenarne
§ 36. Sesje plenarne synodu odbywają się według własnego regulaminu.
C. Postanowienia końcowe
§ 37. Niniejszy regulamin, podpisany i opublikowany 21. czerwca, wszedł w życie dnia 24. czerwca 2016 roku. W związku z naniesionymi poprawkami zatwierdzam II wersję regulaminu jako obowiązującą.
Elbląg, dnia 29 czerwca 2016 r.
+ Jacek Jezierski - biskup elbląski
ks. Zdzisław Bieg - kanclerz kurii